Een verandering kun je realiseren in een projectorganisatie of in de lijn. In het eerste geval breng je de verbouwing in een aparte infrastructuur onder en in het tweede geval realiseer je de ‘verbouwing’ geheel met de mensen die in een vergelijkbare rol en functie ook ‘de winkel’ runnen.
In het een eerder blog heb ik de vraag al opgeroepen wanneer een verandering gediend is met een aparte veranderorganisatie. Ik had hem alleen nog niet beantwoord. Bij deze waag ik alsnog een poging. Ik onderzoek een aantal redenen die veranderaars noemen om een projectorganisatie te overwegen.
Als de verandering uniek is en een concreet begin en einde heeft? (niet noodzakelijk)
In alle projectmanagementboeken (ook de mijne) staat dat een project zich onder andere kenmerkt doordat het uniek is en een concreet begin en einde kent. De redenatie dat een klus die aan die kenmerken voldoet dus altijd een projectorganisatie nodig heeft is snel gemaakt, maar niet juist. De lijn is niet bij voorbaat ongeschikt om unieke klussen met een concreet begin en einde te realiseren. Het is immers steeds meer gebruikelijk om ook het reguliere werk (de winkel) op die manier te organiseren. Naarmate de klus complexer wordt hebben ze waarschijnlijk wel een projectmatig werkwijze nodig (gefaseerd, planmatig en resultaatgericht werken), maar nog niet noodzakelijk een aparte projectorganisatie.
Als er geen lijn is? (ja)
Als de verandering gaat over het opzetten van een nieuw bedrijf of organisatieonderdeel, is er nog geen winkel. Dan is er dus geen andere keus dan een tijdelijk werkverband in het leven te roepen dat de opening van de nieuwe winkel voorbereidt.
Als de verandering de lijn overstijgt? (soms)
Een verandering kan meerdere organisatieonderdelen raken. Als die elkaar ontmoeten in een MT, kun je de sturende rol daar prima neerleggen. Als de verandering alleen een beperkt deel van het MT raakt, ligt een aparte veranderorganisatie wel voor de hand.
Ook in een samenwerkingsverband van organisaties ontbreekt een al bestaande infrastructuur voor de verandering. De sturende, coördinerende en uitvoerende rol kan dan in een aparte veranderorganisatie worden neergelegd.
Als de mensen in de winkel te weinig verbouwingscompetenties hebben? (soms)
Bij het bouwen van een huis is het volkomen gebruikelijk om een ander in te huren het te bouwen en er als bewoners pas in te mogen na de oplevering. Om een huis te bewonen hoef je het niet zelf gebouwd te hebben; bouwen is immers een vak apart dat je voor het bewonen niet meer nodig hebt. Voor het verbouwen van organisaties gaat die vergelijking niet op; er zijn veel raakvlakken tussen het leiding geven aan een organisatie en het veranderen van ervan. Organisaties staan permanent in de steigers en dan is het zaak om in de verandercompetenties van de eigen mensen te investeren. Die zijn doorgaans goed aan te leren. Het is zaak elke mogelijkheid om het middenmanagement en medewerkers een rol als veranderaar te geven, zodat op het moment dat de verhuizing plaatsvindt de nieuwe winkel al ‘eigen’ aanvoelt.
Als de verbouwing ondersneeuwt onder de druk van alledag? (soms)
‘The show must go on’ is in vele organisaties het credo. De klant moet altijd vandaag geholpen worden, de verbouwing kan ook wel tot morgen wachten. Dat is een ongelijke strijd, waardoor de verbouwing voortdurend het kind van de rekening is. Om de verbouwing de aandacht die het verdient te geven, hoeft niet per se een nieuw gremium te worden opgericht; de tijd van een bestaand overleg kun je onderverdelen in twee besprekingen, zodat beide voldoende aandacht krijgen.
Tenslotte
De uitspraak ‘veranderen in de lijn, tenzij…’ uit het eerdere blog vind ik nog steeds een gezond uitgangspunt. Hierboven noemde ik meerdere situaties waarin de winkel minder geschikt is om de verbouwing in onder te brengen. Dan zul je een list moeten verzinnen om zo dicht mogelijk bij de lijn een tijdelijke hulpstructuur in het leven te roepen, als het even kan gevuld met de mensen die ook in de nieuwe winkel een vergelijkbare rol gaan vervullen. Met als bijkomend voordeel dat de organisatie ook op de lange termijn zijn eigen verandercompetenties onderhoudt.
Annemarie Mars, november 2014
