Ruimte is essentieel in veranderingen. Door ruimte te geven kunnen mensen een inbreng geven. Daar wordt die verandering doorgaans beter van en het voorkomt het not invented here-syndroom als mensen met besluiten worden geconfronteerd waar ze niet in zijn gekend.
‘Hoe meer ruimte; hoe beter’, zou je zeggen. Toch is dat maar ten dele waar. Veranderingen kunnen net zo goed last hebben van te veel als van te weinig ruimte. De kunst is dus om ruimte goed te doseren. En dus is het belangrijk dat je het gehele palet aan mogelijkheden overziet.
In dit blog geef ik vijf mogelijkheden, die tot elk het domein behoren van één van de veranderstrategieën uit mijn boek Hoe krijg je ze mee?
De ruimte om een al ingevulde verandering verder uit te werken (‘moeten’)
Als er al besluiten genomen zijn die de verandering dichttimmeren, is er weinig ruimte over voor een inbreng. Als dat de situatie is, moet je daar helder over zijn. Er is dan alleen nog de mogelijkheid voor de ander om de details in te vullen. Omdat die beperkte ruimte waarschijnlijk niet met gejuich ontvangen zal worden, is een heldere uitleg nodig waarom de ruimte ‘boven’ al moest worden ingevuld.
De ruimte om mee te denken/ te adviseren (‘weten’)
Bij meedenken doe je een beroep op de denkkracht van de ander. Je vraagt hem om die denkkracht om te zetten in argumenten, analyses, ideeën, scenario’s, conclusies en aanbevelingen die je kunt verwerken in de verandering . Dat mes snijdt aan twee kanten: de verandering wordt getoetst door degenen die hem tot leven gaan wekken en de overtuigingskracht van het verhaal wordt groter door de wetenschap dat erover is meegedacht.
In deze vorm is het aan jou om te bepalen wat je met de inbreng van de ander doet. Je houdt jezelf de ruimte voor om het er niet mee eens te zijn en zijn inbreng niet over te nemen. Het is zaak die verwachtingen vooraf goed te delen om teleurstellingen te voorkomen. Aan de andere kant moet je van goeden huize komen om de inbreng te negeren, kwetsbaar als je je maakt voor het verwijt dat de vraag om een inbreng slechts een rituele dans was om te doen wat je toch al van plan was.
De ruimte voor inspraak en onderhandelen (‘willen’)
Bij inspraak krijgt de ander de ruimte om zijn eigen voorkeur, belang of wens uit te spreken in de invulling van de verandering, zodat je kunt kijken of je het kan honoreren of compenseren. Dat kan uiteraard alleen als er daartoe ‘wisselgeld’ beschikbaar is.
Als je deze vorm inzet moet je wel beseffen hoe onrustig mensen kunnen worden als er schaarse voordelen te verdelen zijn in een vage procedure. Degene die wel eens in de uitverkoop in een drukke winkel heeft gestaan zonder de mogelijkheid een nummertje te trekken, kent het gevoel. Deze vorm vraagt dus maximale transparantie om het verwijt van willekeur en vriendjespolitiek te voorkomen.
De ruimte om de eigen verandering begeleid vorm te geven (‘leren en ontdekken’)
Bij deze vorm geef je de ander de ruimte om invulling te geven aan de verandering van zijn eigen werk. Dat klinkt mooi en dat kan het ook zijn, maar het lastige is dat hij niet in alle situaties geschikt is. Deze vorm doet een beroep op de reflectie van de ander over zijn eigen effectiviteit in het werk. Voor mensen voor wie de huidige situatie geen probleem is (ontkenning) of die zich tegen de verandering verzetten (weerstand) is hij dus niet geschikt. Hij is alleen geëigend als de verandering nog dermate open ligt dat de ander het gevoel heeft er een wezenlijke stempel op te kunnen drukken.
Jij hebt in deze vorm de rol van procesbegeleider en stelt de juiste vragen op het juiste moment om het reflectieproces van de ander op gang te helpen en te houden. Je hebt geen oordeel over de uitkomst waar de ander mee komt. En daar zit bij deze vorm de adder onder het gras. Je kunt niet iemand ruimte geven de verandering zelf vorm te geven om vervolgens de uitkomst af te keuren als hij je bij nader inzien tegenvalt. Dan was blijkbaar geen sprake van vormgeven, maar van uitwerken, meedenken of inspraak, met bijbehorende verwachtingen.
Deze vorm loopt tenslotte tegen zijn grenzen aan als je hem inzet in een groep mensen waar grote tegengestelde belangen spelen. Als je in zo’n situatie mensen vraagt om ‘er zelf uit te komen’ ontstaat er geen gezamenlijke zoektocht, maar een arena waar het recht van de sterkste zal gelden. Het is passender om dan de vorm ‘inspraak’ te kiezen.
De ruimte voor zelfbeschikking (‘loslaten’)
In deze meest vergaande vorm laat je het geheel aan de ander om te bepalen of er überhaupt een verandering aan de orde is en hoe deze eruit zou moeten zien. Je neemt afstand van je rol als veranderaar en stopt met welke sturing dan ook. Het is niet ondenkbaar dat dit de ander activeert om uit zichzelf met iets mooiers te komen dan jij ooit had kunnen bedenken, maar het is ook mogelijk dat die ander overgaat tot de orde van de dag. Wat de ander ook kiest, jij hebt daar geen oordeel over. Een oordeel verraadt immers dat je sturing onder de oppervlakte nog steeds aanwezig is. Hij zal onvermijdelijk voelbaar zijn voor de ander.
Tenslotte
Al deze vormen hebben met elkaar gemeen dat je (een deel van) de uitkomst van de verandering uit handen geeft. Je zet de ander in als (mede)veranderaar. Dat zal zich uitbetalen in verbinding aan de verandering, maar alleen als je in woord en daad openstaat voor zijn inbreng. Valkuilen treden vooral op als je deze vijf vormen met elkaar verwart, met als gevolg dat bij de ander de indruk ontstaat dat er meer ruimte is dan je kunt geven. Weinig ruimte krijgen is niet fijn, maar valse ruimte krijgen is erger.
Annemarie Mars, januari 2013
